FAQ
Veelgestelde vragen en antwoorden over het organiseren van Webinars en Talkshows.
Studio
U kunt een studio boeken door contact op te nemen met onze sales afdeling of een projectmanager. Dat kan middels telefoon (085-4868100) of via het contactformulier dat u hier kan vinden. Zij zullen u laten weten of er een studio beschikbaar is en wat voor studio er bij uw wensen voor het webinar past.
Het aantal personen zal per webinar verschillen. Wij hebben voor de studio een ontvangstruimte, waar plek is voor 8 personen. Echter raden wij aan om maximaal 6 personen mee te nemen naar de studio, exclusief de sprekers. Dit omdat het anders afleidend kan zijn voor de sprekers tijdens het webinar. Wanneer u meer personen wil meenemen, dan raden wij u aan een extra ruimte te boeken. Hierin kunnen wij u volledig ontzorgen.
Naast onze studio’s vindt u bij ons voor elke studio een ontvangstruimte en een regie. Wanneer uw webinar rond de lunch of het diner plaats vindt, kunnen wij catering voor u regelen. Daarnaast hebben wij altijd koffie, thee, cappuccino en fris in huis. Op de tafel in de ontvangstruimte staan ook tussendoortjes.
Wij hebben 3 studio’s in Amersfoort, centraal gelegen. Op 4 minuten lopen vanaf onze studio’s ligt parkeergarage Eemplein. Hier is altijd voldoende parkeergelegenheid, zodat u geen rondjes hoeft te rijden totdat u een parkeerplek vindt. Uitrijkaarten zijn beschikbaar. Het station is te vinden op 10 minuten loopafstand en de bus stopt om de hoek! De routebeschrijving vindt u hier.
Wij faciliteren ook Webinars op andere locaties. Wanneer u een eigen studio heeft komen wij graag een keer kijken naar de apparatuur die daar staat, zodat wij weten waar we mee gaan werken. Wij zullen het platform voor u inrichten, waar de deelnemers het webinar kunnen bekijken. Wanneer u geen eigen studio heeft maar toch graag een webinar op een andere locatie wil organiseren, dan kunnen wij ook naar u toe komen! Wij hebben een complete regie set die wij kunnen meenemen naar elke locatie. Lees daar meer over bij Webinary On Tour.
Wanneer u een boodschap wil overbrengen naar een door u samengestelde doelgroep, dan is een webinar misschien wel de juiste tool voor u! Een webinar is goed in te zetten wanneer het een doelgroep betreft waarvan de leden zich op meerdere plekken in het (buiten)land bevinden. Zelfs deelnemers die zich in een andere tijdzone begeven zijn in de mogelijkheid het webinar te volgen. Daarnaast kunnen wij regelen dat deelnemers het webinar achteraf kunnen terug kijken. Dit kan middels een On Demand versie van het webinar. Er is ook nog de mogelijkheid om de On Demand versie van het webinar uit te breiden met tussentijdse vragen en/of een eindtoets die een deelnemer moet maken. Dat noemen wij een E-Learning.
Na het webinar sturen wij u altijd de opname toe van het webinar. Daarnaast ontvangt u van ons een deelnemerslijst waarop u kunt zien wie er hoe lang heeft gekeken. U ontvangt tevens een uitdraai van de gestelde vragen in de chat/Q&A functie en de uitslag van de eventueel gestelde pollvragen.
Als u in de studio aan het spreken bent ziet u drie verschillende schermen. Op deze schermen ziet u de actuele tijd (of een aftelklok), de presentatie die gegeven wordt, filmpjes die worden afgespeeld of ander ondersteunend beeldmateriaal en u ziet wat de deelnemers thuis zien (dus de actuele livestream). Wanneer u in de studio komt om te spreken, dan wordt u natuurlijk uitgebreid uitgelegd wat u waar kan zien.
Wij kunnen de studio naar uw wensen inrichten. Standaard is er een tafel aanwezig, waar presentaties aan gegeven kunnen worden, maar waar ook een discussie aan kan ontstaan, zodat er meer een talkshow setting ontstaat. Daarnaast kunnen wij een aparte plek voor presentaties inrichten. Het is ook mogelijk een huiskamer setting te creëren, als dat voor uw webinar beter past. Wij staan altijd open voor uw ideeën en vinden het leuk om mee te denken in de aankleding en inrichting van uw webinar!
Project begeleiding
Het is absoluut geen probleem als u zelf uw regisseur meeneemt. Graag plannen wij, ongeveer een week voor het webinar, een afspraak in met de regisseur om het webinar door te nemen. Zo weten wij, maar ook de regisseur, wat we van elkaar kunnen verwachten.
Wanneer wij samen een webinar gaan realiseren zullen we bijtijds een afspraak inplannen om door te nemen wat wij van u nodig hebben voor het organiseren van een professioneel webinar. Wij hebben bijvoorbeeld een huisstijldocument nodig, logo’s, een programma en misschien zelfs een flyer. Hiermee gaan onze designers aan de slag om het platform maar ook de vormgeving tijdens het webinar aan te laten sluiten bij uw organisatie.
Wij ontzorgen, adviseren en begeleiden u van begin tot eind. Voorafgaand denken wij met u mee wat de beste invulling van het webinar zal zijn, afhankelijk van de boodschap die u wil overbrengen naar de doelgroep. Samen met u zullen we een draaiboek opstellen. Op de dag van het webinar nodigen we u en uw sprekers 2 uur van tevoren uit. De floormanager zal eerst een doorloop van het webinar doen, zodat iedereen weet hoe het in de studio werkt. Deze doorloop is een soort generale repetitie. Nadat de doorloop is afgelopen is er vaak nog ruimte voor een kop koffie, zodat iedereen relaxed aan het webinar kan beginnen. De floormanager is die dag uw vaste aanspreekpunt en overlegt zo nodig met de technische staf.
Wanneer u een webinar wil organiseren is het verstandig dit ongeveer 1,5 maand vooraf kenbaar te maken aan ons. Wij zullen u een offerte sturen (indien er beschikbaarheid is) en een vervolgafspraak inplannen om het webinar in grote lijnen door te nemen. Vanaf 2 weken voor het webinar vragen wij om input voor het webinar, zoals content en logo’s. Een week van tevoren zullen we een draaiboekbespreking inplannen en 3 dagen voorafgaand aan het webinar vragen wij om de laatste zaken, zoals presentaties en filmpjes.
Webinar Platform
Ja, wij werken regelmatig met registratie buiten ons platform. Dit is wanneer de organisatie er voor kiest om hun eigen registratie tool in te zetten, wij ontvangen dan voorafgaand aan het evenement een lijst met de laatste deelnemers. Last minute inschrijvingen? Wij hebben altijd een select aantal reserve email adressen achter de hand! Zo kan gegarandeerd iedereen deelnemen aan het evenement.
Ja, elk platform is voorzien van een interactie tool. Met deze tool kunt u een Q&A hebben tijdens uw evenement, ook is er de mogelijkheid tot het houden van polls. Dit alles kan worden gemodereerd door iemand van uw eigen organsisatie, zo zijn de gesrekken aan tafel altijd actueel en accuraat.
Het platform wordt ingericht aan de hand van uw huisstijldocument en/of uw logo’s, of natuurlijk logo’s en huisstijl van het betreffende event. Het is natuurlijk ook mogelijk om de logo’s van eventuele sponsoren op het platform te zetten.
Wij streven ernaar om de link naar het platform uiterlijk 3 dagen voorafgaand aan het webinar naar u door te sturen. Op deze manier kunt u de deelnemers voortijdig de link naar het platform doorsturen, zodat iedereen zonder problemen kan inloggen.
Geen probleem! Als u ons het nieuwe huisstijldocument stuurt, dan passen wij alle gepersonaliseerde content voor u aan.
Het is mogelijk om de deelnemers die uw webinar live hebben bekeken door te linken naar een andere webpagina. Dit kan bijvoorbeeld de webpagina van uw organisatie zijn, maar het kan ook een evalutieformulier zijn.
Dat kan zeker! Er zijn meerdere terugkijkmogelijkheden bij ons. De eerste is een On Demand versie van het webinar. Dat houdt in dat u, binnen een week na de uitzending, een link van ons ontvangt waarop deelnemers kunnen inloggen en het webinar terug kunnen kijken. Deelnemers kunnen de video zelf doorspoelen en pauzeren. Klik voor meer informatie over de On Demand hier.
On Demand
Een On Demand video kan online blijven staan voor zolang u dat zou willen. Standaard bieden wij de On Demand aan voor 3 maanden, maar dit is natuurlijk te verlengen.
Wanneer u geen live webinar heeft gehad, maar graag uw doelgroep wil informeren, dan is het mogelijk een opname te maken. Deze opname zetten wij om in een On Demand, zodat u deze kan delen met de doelgroep.
Een On Demand video is uiterlijk binnen 1 week terug te kijken voor uw deelnemers.
Wij leveren u, aan het einde van de On Demand periode, een rapport aan waarin u kan vinden welke deelnemers de On Demand video hebben bekeken. Dit rapport kunnen wij u uiteraard ook tussentijds versturen.
E-Learning
Een e-learning is een opname van een webinar, waar u tussentijdse vragen kunt integreren voor de deelnemers die het webinar later terugkijken. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld accreditatiepunten toekennen aan de deelnemers die het webinar niet live kunnen bekijken. Tijdens een e-learning is het voor een deelnemer niet mogelijk om het webinar door te spoelen en/of te pauzeren. Aan het einde van de e-learning kunnen wij een post-toets of een evaluatieformulier integreren.
Wanneer u interesse heeft in het aanbieden van een e-learning aan uw doelgroep, dan kunt u dat bij de aanvraag van het webinar aan de projectmanager doorgeven. Deze zal met u bespreken wat de mogelijkheden zijn en wat wij nodig hebben voor het inrichten van de e-learning.
Middels de eerdergenoemde te integreren post-toets kunt u beoordelen of een deelnemer accreditatiepunten mag ontvangen. Wij leveren u een rapport van de uitslagen van de post-toets. De accreditatie dient u zelf aan te vragen bij de betreffende vereniging.
U ontvangt een rapport met daarin de deelnemers die de e-learning hebben gevolgd. Per deelnemer kunt u zien wat hij/zij heeft geantwoord op de tussentijdse vragen en of de deelnemer de post-toets heeft gehaald. U kunt inzien of een deelnemer de e-learning al helemaal heeft gevolgd of daar nog mee bezig is.
Veelgebruikte termen
Een kick-off meeting wordt ingepland op het moment dat een webinar wordt bevestigd. Tijdens dit gesprek worden de details en de invulling van het webinar besproken. Daarbij wordt uitgelegd wat u moet aanleveren en wanneer Webinary de content nodig heeft.
Het technisch draaiboek is de leidraad voor het goed laten verlopen van het webinar. Hier staat in wat er gaat gebeuren en hoe laat. Aan de hand hiervan worden de presentaties klaargezet, wordt er gezorgd dat de juiste spreker een microfoon heeft en dat deze aan staat, worden leaders en bumpers gestart enzovoorts. Wij kunnen u helpen met het opstellen van het draaiboek.
Een dry run (of doorloop) is eigenlijk een generale repetitie. Hierin nemen we heel het webinar met u door. De floormanager zal eerst alles met u doornemen, waar u moet zitten, in welke camera u moet kijken, waar u uw presentatie ziet enzovoorts. Wanneer de dry run begint zitten de sprekers op hun plek in de studio en de technische staf zit op hun plek in de regie. De floormanager telt af zoals dat ook gaat wanneer het webinar live gaat.
Het doel hiervan is de sprekers op hun gemak stellen, zodat ze precies weten wat ze kunnen verwachten tijdens het webinar. Daarnaast is het ook een goede check om te kijken of alles technisch naar behoren werkt.
Een leader is een introducerend filmpje wat afgespeeld wordt voorafgaand aan het live evenement. Met dit filmpje trekt u de aandacht van de kijker. De leader is een filmpje in de huisstijl van het evenement, vaak wordt hier het onderwerp ook al genoemd. Wij kunnen altijd met u meedenken in het maken en ontwerpen van de leader!
Een bumper is een korte versie van de leader. Deze wordt bijvoorbeeld afgespeeld wanneer er een sprekerswissel is of wanneer er een ander onderwerp wordt aangesneden tijdens het evenement.
Lower thirds zijn naamtitels die in beeld komen wanneer een spreker voor het eerst wordt voorgesteld of aan het woord is. Zo weten alle deelnemers wie de persoon is en wat zijn of haar functie is.
Een picture in picture (oftwel PIP) zijn 2 schermen die worden geprojecteerd in het beeld van het webinar. Wanneer een spreker een presentatie geeft is zowel de spreker in beeld, als zijn of haar presentatie. Dit kan ook van toepassing zijn wanneer u tijdens uw webinar een spreker heeft die op afstand inbelt. Dan kan zijn of haar presentatie in beeld zijn, tegelijk met de spreker of de andere sprekers die in gesprek zijn met de spreker op afstand.
Het platform is een website die geheel volgens de huisstijl van uw webinar wordt ingericht. Hier kunnen deelnemers inloggen of zich registreren, waarna ze automatisch worden doorgelinkt naar een pagina waar het webinar te volgen zal zijn. Voorafgaand aan het webinar zal hier een aftelklok te zien.
Een poll vraag kan tussendoor uw presentatie gesteld worden, zodat u interactie creëert met de deelnemers. Dit kan een gesloten of open vraag zijn. De uitslag van de poll wordt rechtstreeks naar de studio (meestal naar de voorzitter) gestreamd, zodat u dit kan meenemen in het webinar.
Een OnDemand webinar is een webinar dat wordt gestreamd en waarvan de opname later online wordt gezet voor deelnemers (door gesloten log in of open registratie). Het verschil met een e-learning is dat u geen rapportages kan uitdraaien en het webinar wordt niet tussentijds gestopt voor vragen. Deelnemers kunnen het webinar doorspoelen. Aan het einde van de OnDemand versie is het mogelijk om een URL redirect naar een post-toets of evaluatie te integreren.
Waneer een webinar wordt gestreamd kunnen de deelnemers na afloop direct worden doorgestuurd naar de post toets (indien noodzakelijk). Voor diegenen die het webinar later terugkijken (middels gesloten log in of open registratie) is het mogelijk de vragen van de post toets te integreren in het webinar. Het webinar wordt dus onderbroken door tussenvragen, die iemand dient te beantwoorden voordat het webinar kan worden vervolgd. Het is hier voor deelnemers niet mogelijk om het webinar door te spoelen. Op deze manier kunnen deelnemers die op het moment van de livestream niet aanwezig konden zijn toch het webinar volgen, inclusief toets. U kunt zelf inloggen op het platform en de rapportages uitdraaien.
